Pentingnya Menejemen File
HIMASTA UNIMUS | Semarang, Rabu 19 Mei 2021 10.00 WIB
Penulis: Indra Firmansyah | Jurnalistik Statistika HIMASTA UNIMUS
Jika kita berbicara file, yang akan muncul dari benak kita adalah kumpulan data atau informasi yang semrawut. Menejemen file adalah pekerjaan yang paling membosankan, apalagi bagi mahasiswa yang serba sibuk dengan tugas kuliah. Tetapi, pernah gak sih kita kepikiran untuk memenejemen file? Emangnya kenapa kita harus memenejemen file?
Menejemen sebuah file adalah hal yang sangat penting dilakukan apalagi bagi seorang mahasiswa. Fungsi dan manfaat dari menejemen file akan sangat terasa jika file yang kita miliki bertumpuk dan sudah mau mencari file yang sudah lama terdownload. Apalagi jika pas ditanyain dosen tentang tugas yang udah mepet deadline huhu, greget rasanya. Selain untuk mempermudah kita dalam mencari sebuah file, menejemen file juga dapat berfungsi untuk mengamankan file yang sangat berharga bagi kita. Pernah ada sebuah kejadian seorang mahasiswa saat itu dia menyimpan filenya di sembarang tempat dan laptopnya atau perangkatnya itu selalu scanning spam setiap satu bulan sekali. Akhirnya ia harus kerepotan mencari di folder spam yang isinya sudah seperti tempat sampah karena tidak terdapat sistem pemilahan file. Merapihkan sebuah file juga dapat memberikan esensi bahwa kita itu orang yang rapih dan kita tidak di cap orang yang semrawutan.
Jika tadi kita sudah membahas mengenai manfaatnya, maka kita juga akan membahas mengenai tips dan hal apa saja yang harus kita lakukan untuk dapat memenejemen file kita ini.
Pertama, siapkan disk yang cukup untuk memenejemen file kita. Tentunya kan masa kita sudah cape cape buat sebuah dokumen terus penyimpanan kita tidak cukup, pastinya kita akan kebingungan untuk menghapus sebagian tapi entah yang mana yang perlu dihapus atau ada juga tips lain untuk mencegah disk kita over yaitu dengan cara menyewa sebuah cloud penyimpanan, memang si biayanya agak mahal, tetapi pastinya keamanan file kita terjaga. Tetapi jika kita penikmat gratisan beberapa penyedia cloud menyediakan penyimpanan gratisan tentunya dengan kapasitas yang terbatas, seperti di Google Drive yang menyediakan 15GB atau di Mega yang memberikan penyimpanan gratis sebesar 5GB.
Kedua, siapkan folder serta kelompokkan menjadi satu folder besar yang memiliki banyak anak folder. Cara ini terbilang sangat ampuh dan tidak memakan banyak folder di satu tempat. Karena tidak adil dong jika kita memenejemen file tetapi foldernya sendiri tidak rapih. Mengelompokkan folder bisa dengan cara urutan waktu atau bisa dengan berdasarkan kebutuhannya. Misalkan kita punya sebuah folder kuliah semester 2 maka kita buat folder semester 2, dengan sub folder mata kuliah kita, dan di dalam sub folder mata kuliah itu kita urutkan tugas dan berkas file dengan folder pertemuan ke berapa tugas dan berkas itu disampaikan.
Ketiga, beri nama file yang mudah diingat dan jika bisa jangan menggunakan spasi. Hal ini dapat mempermudah kita ketika mencari sebuah file. Jangan sembarangan dalam memberi nama sebuah file, juga kita harus menyimpannya pada folder yang tepat.
Terakhir, siapkan beberapa penyimpanan yang mudah diakses dan penyimpanan untuk backup semua data. Bisa dengan cara disimpan di hardisk internal dan di flasdisk atau hardisk eksternal, bisa juga dengan disimpan di penyimpanan cloud. Atau lebih baik jika kita menyimpan di 3 tempat sekaligus. Hal ini berfungsi untuk mengamankan file kita dan jika terhapus, setidaknya kita memiliki file cadangan.
Mulai sekarang, mari kita memenejemen file kita. Memang tidak ada manfaatnya bagi orang lain. Tetapi hal itu sangat bermanfaat bagi kita sendiri.